Nota Fiscal: o que é, tipos e como emitir no seu negócio?

Nota Fiscal: o que é, tipos e como emitir no seu negócio?

Se você abriu uma empresa recentemente ou não tem muita experiência sobre a administração do negócio, saber como emitir nota fiscal será fundamental. Afinal, essa é uma obrigação tributária que, se descumprida, pode gerar multas severas e até penalidades criminais.

Não é raro encontrar pessoas que acreditam que somente companhias de grande porte emitem nota fiscal. No entanto, a obrigação de emiti-la é de todas as empresas, independentemente do seu tamanho — inclusive microempresas (ME) ou microempreendedores individuais (MEI).

Quer explorar melhor esse assunto? Então prossiga com a leitura deste artigo para saber o que é uma nota fiscal, quais são os tipos existentes e como emiti-la no seu negócio.

Não perca!

O que é nota fiscal?

Quem possui uma empresa pode se ver diante da necessidade de recolher impostos federais, estaduais e municipais. Contudo, nem sempre o Fisco consegue ter controle sobre todas as operações de um empreendimento.

Desse modo, para não deixar de arrecadar, o Governo criou leis que obrigam as empresas a prestar contas sobre suas transações financeiras para que ele possa fiscalizar o negócio.

Uma dessas obrigações é a emissão de nota fiscal para registrar cada venda de produtos ou prestação de serviços. Logo, esse documento deve ser emitido sempre que a sua empresa receber um pagamento em decorrência de um item vendido ou serviço prestado.

Vale dizer que a nota fiscal deve ser emitida com base nos dados do cliente que comprou o produto ou utilizou o serviço. Caso não seja possível identificar essas informações, será preciso entrar em contato com o órgão responsável — normalmente, a prefeitura.

Como já dito, essa é uma obrigação que recai sobre todas as pessoas jurídicas. A exceção a essa regra acontece quando um MEI vende produtos ou presta serviços para uma pessoa física, situação em que estará dispensado de emitir a nota fiscal.

Quais os tipos de nota fiscal no Brasil?

Depois entender o que é uma nota fiscal, é preciso saber que existe mais de um modelo disponível. Ou seja, além de ser necessário preencher corretamente os dados no documento, é necessário que isso seja feito no modelo correto.

Veja aos principais tipos de notas fiscais existentes no Brasil:

• NF-e (nota fiscal eletrônica de produtos ou mercadorias): é usada quando há a venda de produtos físicos com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) ou IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
• NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica): é normalmente utilizado por prestadoras de serviços como mecânicas, seguradoras, hotéis, academias, creches, empresas de limpeza, entre outras;
• NFC-e (nota fiscal ao consumidor eletrônica): está ligada ao setor do varejo e comércio, sendo emitida por farmácias, supermercados, açougues, padarias, restaurantes, clubes e outros;
• NFA-e (nota fiscal avulsa eletrônica): as regras de emissão de uma NFA-e podem variar entre cada Estado. De todo o modo, ela costuma ser usada por companhias que não são contribuintes do ICMS — como os MEIs;
• Nota fiscal de exportação: oficializa a saída de mercadorias do Brasil para outros países. O documento valida o produto para o comprador fora do Brasil e permite o registro no país estrangeiro;
• Nota fiscal de remessa: contempla a circulação de mercadorias sem o objetivo de venda. Ela é comumente utilizada para transferir um produto de uma loja para outra, garantindo a não incidência de impostos.

Qual é a importância de emitir nota fiscal?

Além de ser uma obrigação legal, emitir nota fiscal é uma das formas de manter o controle e a regularidade das operações da sua empresa. Afinal, por meio dela, é possível avaliar as entradas e saídas dos itens vendidos, conferir os impostos cobrados, facilitar a troca de mercadorias etc.

Vale dizer que ela também pode ser utilizada como base para a contabilidade da sua empresa, ajudando a compreender como está a saúde financeira do negócio. Com isso, você poderá rever estratégias em busca de melhorar o desempenho empresarial.

Outro ponto que merece destaque diz respeito às penalidades que podem afetar quem não emite esse documento. Em geral, deixar de emitir uma nota fiscal pode gerar multas de 10% a 100% do valor omitido ou contestado.

Além disso, as multas aumentam de acordo com o tributo sonegado e quanto mais você deixar de emitir, mais severas ficam as penalidades. A não emissão intencional gera a multa de 75% da nota omitida, enquanto a emissão com informações equivocadas resulta em multa de 20% do seu valor.

Em casos mais graves, a omissão de notas fiscais pode ser enquadrada no crime de sonegação fiscal. A pena desse crime fica entre 2 a 5 anos de reclusão, além de multa. A responsabilidade nesses casos pode recair sobre o dono do negócio e demais envolvidos.

Como emitir nota fiscal no meu negócio?

Após compreender a importância de emitir a nota fiscal para manter a regularidade da sua companhia, ainda falta aprender como isso deve ser feito. É essencial destacar que cada município disponibiliza um layout para que o contribuinte possa emitir a sua nota fiscal.

Portanto, é preciso que você verifique como se dá o cadastramento da sua empresa na prefeitura local e como funciona o seu sistema de emissão de notas fiscais. Geralmente, a expedição é feita pela internet no site do município e envolve preencher informações como:

• CNPJ da emissora;
• Nome e endereço da vendedora ou prestadora de serviços;
• Data da operação;
• Valor da transação;
• Descrição dos bens ou serviços;
• Impostos e tributos conforme o regime de tributação apropriado;
• Dados do cliente;
• Detalhes da forma de pagamento.

Caso você nunca tenha emitido uma nota fiscal, tenha dúvidas ou dificuldades em fazê-lo, vale a pena contar com o apoio de um profissional da área, como um contador, por exemplo. Isso diminui as chances de acontecer um preenchimento incorreto e resultar em multas.

Neste artigo, você aprendeu como emitir nota fiscal e qual é a sua importância para quem tem uma empresa. Então não deixe de manter a regularidade fiscal do seu negócio, especialmente para evitar o pagamento de multas e o crime de sonegação.

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