Como fazer um bom controle das contas a pagar e receber? Entenda!

 

Um dos principais desafios de abrir um negócio é conseguir equilibrar as contas a pagar e receber. Afinal, você passará a lidar com variadas fontes de receitas e despesas — que costumam ser bastante diferentes de um orçamento individual ou familiar.

Negligenciar essa questão pode prejudicar as finanças da sua empresa. Por exemplo, o atraso no pagamento de contas e fornecedores pode gerar encargos e multas que acabam minando a lucratividade do negócio, contribuindo para que o seu saldo fique negativo, ou ainda a inoperância das suas atividades por falta de suprimentos, estoque ou infraestrutura necessária.

Caso você queira evitar esse tipo de ocorrência, prossiga com a leitura deste artigo. Nele, você verá como fazer um bom controle das contas a pagar e receber da sua companhia!

 

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar estão relacionadas às obrigações financeiras da companhia, o que também leva o nome de passivo. Entre eles estão:

• folha de pagamento;
• insumos;
• maquinários;
• fornecedores;
• impostos.

 

Por outro lado, as contas a receber dizem respeito às receitas previstas para entrar no caixa da empresa. Elas também são chamadas de ativos e, a depender da atividade prestada, da quantidade de produtos vendidos ou clientes mantidos, as fontes de receita podem ser múltiplas.

São exemplos de ativos:

• vendas a prazo;
• notas promissórias;
• títulos de crédito;
• investimentos;
• bens e direitos.

 

Por que esse controle é importante para as empresas?

Agora que você sabe o que são contas a pagar e contas a receber, talvez se questione sobre a importância desses conceitos para empresas. Embora existam negócios que conseguem atuar endividados, manter as contas em dia é fundamental para o êxito do empreendimento.

Afinal, com uma gestão eficiente dos ativos e passivos da companhia você consegue acompanhar de perto todo o orçamento empresarial. Assim, é possível evitar juros e multas pelo pagamento de contas em atraso, bem como se beneficiar com descontos pelo pagamento antecipado.

Para empresas endividadas, essa pode ser a oportunidade de identificar quais são as despesas que devem ser priorizadas. Por exemplo, você poderá dar maior atenção a pendências financeiras que sejam essenciais para o funcionamento do negócio ou a dívidas que têm os maiores encargos.

A realização desse controle também é importante para que você tenha uma visão total do que entra e sai do caixa da empresa. Nesse sentido, existe a possibilidade de tentar cortar gastos ou buscar novas fontes de renda para que os ativos superem os passivos.

 

Como montar um bom controle de contas a pagar e receber?

Depois de entender a relevância de controlar as contas a pagar e a receber, você deve aprender a montar um bom controle das finanças.

Confira os pontos a serem observados!

 

Faça o controle de todos os ativos e passivos

Você já viu que uma empresa deve ter o controle dos seus ativos e passivos. Essa medida ajuda a entender a média de gastos e o quanto é preciso gerar de receita para atender a todos os custos, de modo a encerrar um mês ou período com saldo positivo.

Nesse sentido, nenhum custo pode ser esquecido, para não haver problemas com prazos e atrasos no pagamento. É comum que as empresas deixem de anotar pequenos gastos, porém essa prática pode criar lacunas no orçamento empresarial e dificultar a sua organização financeira.

 

Monte um fluxo de caixa projetado

Além de acompanhar as contas a pagar e a receber dentro de um mês, você pode registrar as receitas e despesas futuras — formando o fluxo de caixa projetado. Ele ajuda a evitar surpresas com um custo não planejado ou com a falta de recursos.

Ao fazê-lo, você terá a oportunidade de entender os meses mais rentáveis, identificar a possibilidade de queda de faturamento e se planejar melhor. Além disso, o fluxo de caixa projetado pode contribuir para que você consiga remanejar pagamentos, verificar os melhores dias ou meses para pagar impostos, contas, fornecedores e mais.

 

Negocie as suas dívidas

Outro ponto essencial para organizar as contas a pagar e a receber é negociar as suas dívidas junto aos seus credores. Tomar crédito para resolver pendências, custear projetos ou evitar a inadimplência é normal no mundo empresarial.

O que nem todos sabem é que você pode tentar negociar as dívidas com o seu credor. Com isso, há a chance de obter descontos, abatimento de juros ou multas ou obtenção de condições mais favoráveis de pagamento.

 

Cobre os seus clientes inadimplentes

Muitos empresários têm o receio de cobrar os seus clientes, considerando a possibilidade de criar uma animosidade ou até perdê-los. Porém, é preciso ter em mente que esses são consumidores que descumpriram as condições acordadas, sendo direito da empresa cobrá-los.

Deixar de fazer cobranças reduz a receita que entra no seu orçamento. Por isso, vale a pena ter uma régua de cobrança prevendo ações para lembrar seus clientes sobre o pagamento e aumentar a previsibilidade do caixa.

 

Quais são os problemas mais comuns ao não fazer esse controle?

Após aprender como fazer um controle das contas a pagar e a receber, vale conhecer os problemas mais comuns de não fazer isso. Não acompanhar de perto o orçamento empresarial pode gerar consequências como:

• aumento da inadimplência,
• pagamentos duplicados,
• perda de informações,
• elevação de custos com retrabalho.

Por exemplo, imagine que descontrole financeiro esgote o caixa da companhia e você fique impossibilitado de pagar funcionários e fornecedores. Com a empresa parada, você terá dificuldades em gerar novas receitas e o endividamento poderá se tornar insustentável.

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Neste artigo você aprendeu a importância e como fazer um bom controle das contas a pagar e receber do seu negócio. Também viu que, se você precisar de crédito rápido e fácil para a sua empresa, poderá contar com as soluções oferecidas pela Finsol!

 

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